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有些企業(yè)會(huì)安排一些新手來(lái)負(fù)責(zé)展會(huì)的準(zhǔn)備工作，由于沒有經(jīng)驗(yàn)，面對(duì)突如其來(lái)的工作，如何能夠有條不紊的開展工作成為許多展會(huì)負(fù)責(zé)人關(guān)心的話題。組織過展會(huì)工作的人都知道，其實(shí)展會(huì)的準(zhǔn)備工作并不復(fù)雜，只需要注意以下幾個(gè)方面：
一、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的搭建
展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的搭建，對(duì)于前期的準(zhǔn)備工作至關(guān)重要。50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的需要注意如下細(xì)節(jié)：
1、根據(jù)設(shè)計(jì)圖考慮在會(huì)展場(chǎng)中的效果；
2、監(jiān)督防火材料的使用，杜絕安全防患；
3、成本控制：實(shí)行一攬子合同；
4、在布展前，最好先去工廠看看，對(duì)將要展示的材料和工藝有一個(gè)預(yù)先的監(jiān)管和了解；
5、監(jiān)督展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的搭建進(jìn)度。叮囑搭建公司做好預(yù)案，特別要求其排出工期，細(xì)化到每一小時(shí)做什么，嚴(yán)格細(xì)致的時(shí)間表，才是保證現(xiàn)場(chǎng)搭建在兩天半緊張有序完成的基礎(chǔ)。
搭建是現(xiàn)場(chǎng)展覽的第一步，雖然僅僅是"監(jiān)工"，但也要有得力干將參與。將設(shè)計(jì)圖演變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的場(chǎng)景，往往會(huì)存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協(xié)調(diào)工作，也需要企業(yè)進(jìn)行協(xié)調(diào)，排除一切突發(fā)事件，不利因素，保證搭建順利進(jìn)行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動(dòng)的工作人員在搭建現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行"監(jiān)工"，這些工作人員應(yīng)提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進(jìn)來(lái)，了解搭建的相關(guān)事宜，便于他們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)開展工作。
二、展品的安排布置
展會(huì)工作的安排，首先需要向市場(chǎng)部征詢一個(gè)展品目錄，然后將這個(gè)目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個(gè)目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如何安排展品的布置。
當(dāng)然，在事先已經(jīng)做好設(shè)計(jì)圖的前提下，有時(shí)需要對(duì)部分展品進(jìn)行一些取舍，或是對(duì)展品的表現(xiàn)形式進(jìn)行改進(jìn)，這些就需要發(fā)揮智慧，按以往的經(jīng)驗(yàn)，外行看熱鬧，內(nèi)外看門道，拿出具有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品是成功展示的關(guān)鍵，另外，核心產(chǎn)品以實(shí)物為好，因?yàn)閷?shí)物可以現(xiàn)場(chǎng)演示，這樣讓客戶有深入的認(rèn)知。最后，參展人員需要了解展覽館對(duì)特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數(shù)據(jù)。
三、接待人員的安排
1、現(xiàn)場(chǎng)接待：外形要好，性格外向主動(dòng)，英語(yǔ)熟練，他們主要是負(fù)責(zé)接待到達(dá)展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數(shù)量可能要多一些，可根據(jù)展位的大小和布局、幾個(gè)接待臺(tái)、幾個(gè)重點(diǎn)展示的產(chǎn)品來(lái)確定人數(shù)，對(duì)這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，另外特別注意的是，各負(fù)責(zé)各的一片區(qū)域，不能有客人來(lái)詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現(xiàn)場(chǎng)比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
2、現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)：這個(gè)人應(yīng)是經(jīng)理一級(jí)，他主要管理所有"現(xiàn)場(chǎng)接待"，解決"現(xiàn)場(chǎng)接待"所不能應(yīng)付的問題，這個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)能力要強(qiáng)，重要的是專業(yè)知識(shí)一定精深。
3、級(jí)別較高的公司領(lǐng)導(dǎo)：因?yàn)?，現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有重要客戶應(yīng)約來(lái)訪，來(lái)的都是客，特別到達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，自然不如家里條件好，因此接待的級(jí)別通過接待的人來(lái)提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級(jí)的，應(yīng)赴會(huì)接待一下。
4、跑腿型人員：現(xiàn)場(chǎng)難免會(huì)有一些體力活，雜活，突發(fā)事情，比如臨時(shí)買個(gè)膠帶或工具、搬搬資料，忙的時(shí)候，頂一把?？倸w要有兩三個(gè)腿腳靈活、眼明手快，對(duì)展館地形熟悉的人搞定這些細(xì)碎工作。
5、總后勤：這個(gè)人負(fù)責(zé)搞定赴展會(huì)所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，花銷自然不會(huì)小，物品自然要貴一些，展會(huì)上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心?？偤笄诳赡苄枰粌蓚€(gè)幫手，視參會(huì)工作人員的數(shù)量來(lái)定，比較重點(diǎn)的工作是飲用水和中餐。
特別說明一點(diǎn)，根據(jù)展位的大小，安排相應(yīng)的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一個(gè)身兼數(shù)職，但工種大抵如此，不論如何，赴展會(huì)前的動(dòng)員會(huì)是一定要開的，確定職責(zé)，分工明確，確保參展的數(shù)天內(nèi)工作緊張有序。
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